รู้จักกับ HRIS ระบบที่รวมการทำงานด้าน HR ไว้จบครบในที่เดียว

การบริหารทรัพยากรบุคคล (HR) ในยุคปัจจุบันไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะต้องจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก ทั้งการจัดการเงินเดือน การคำนวณสวัสดิการ การติดตามผลการทำงาน หรือการจัดการการฝึกอบรมพนักงาน ที่สำคัญ คือ ทุกสิ่งทุกอย่างต้องทำอย่างแม่นยำและทันเวลา เพื่อให้การดำเนินงานขององค์กรเป็นไปได้อย่างราบรื่น การใช้ระบบจัดการทรัพยากรบุคคลอัตโนมัติ (HRIS) จึงเป็นทางเลือกที่สำคัญ ซึ่งระบบนี้ช่วยให้กระบวนการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงาน HR สามารถทำได้รวดเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น บทความนี้ Dynamics Motion จะมาทำความรู้จักกับ HRIS ว่าคืออะไร และมีความสำคัญอย่างไรต่อการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลในองค์กร

HRIS คืออะไร

HRIS (Human Resource Information System) เป็นระบบ HR ที่ถูกพัฒนาเพื่อตอบสนองการจัดการข้อมูลและกระบวนการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคลในองค์กร โดยสามารถรวมเอางาน HR ทุกส่วนไว้ในระบบเดียว ตั้งแต่การเก็บข้อมูลพนักงาน การคำนวณเงินเดือน การจัดการวันหยุด ไปจนถึงการประเมินผลการทำงาน

โดยทั่วไปแล้ว HRIS จะเชื่อมโยงข้อมูลหลาย ๆ ด้านเกี่ยวกับบุคลากรในองค์กร เช่น ข้อมูลส่วนตัว ประวัติการทำงาน ประวัติการฝึกอบรม การประเมินผลงาน และข้อมูลการขาดงาน ซึ่งช่วยให้ผู้บริหารทรัพยากรบุคคลสามารถเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น ช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน และเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ

ความสำคัญของระบบ HRIS

ระบบ HRIS มีความสำคัญมากสำหรับการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลในองค์กร เนื่องจากระบบนี้ช่วยให้การจัดการข้อมูลต่าง ๆ ในฝ่ายบุคคลมีความแม่นยำและรวดเร็วขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยลดปัญหาที่เกิดจากการทำงานแบบแมนนวล เช่น การคำนวณเงินเดือนที่ผิดพลาด หรือการจัดเก็บข้อมูลที่ยุ่งยาก เพราะทุกอย่างจะถูกจัดการภายในระบบที่มีประสิทธิภาพ

อีกทั้งระบบ HRIS ยังช่วยให้การตัดสินใจด้านทรัพยากรบุคคลเป็นไปอย่างมีข้อมูลสนับสนุน เช่น การประเมินผลการทำงาน หรือการจัดการวันลา ซึ่งสามารถวิเคราะห์ได้จากข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในระบบ ทำให้ผู้บริหารสามารถทำการตัดสินใจได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

ข้อมูลต่าง ๆ ที่ควรมีในระบบ HRIS

• ข้อมูลส่วนบุคคล : ชื่อ ที่อยู่ อายุ หมายเลขโทรศัพท์ และข้อมูลติดต่อในกรณีฉุกเฉิน
• ข้อมูลการทำงาน : ประวัติการทำงาน ตำแหน่ง เงินเดือน ประวัติการฝึกอบรม  และสัญญาจ้างงาน
• ข้อมูลการประเมินผลการทำงาน : ผลการประเมิน และคะแนนการทำงาน
• ข้อมูลการลาและขาดงาน : การลา การขาดงาน และสาเหตุการลา
• ข้อมูลการสวัสดิการและสิทธิประโยชน์ : สวัสดิการต่าง ๆ เช่น ประกันสุขภาพ โบนัส การฝึกอบรม

ประโยชน์ของ HRIS

HRIS ไม่เพียงแต่ช่วยในการจัดการข้อมูลบุคลากร แต่ยังเป็นระบบที่สามารถสร้างประโยชน์ที่สำคัญต่อองค์กรได้อีกมากมาย 

ช่วยให้ทำงานเร็วขึ้น

การใช้ระบบ HRIS จะช่วยให้กระบวนการต่าง ๆ ของฝ่าย HR เป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เนื่องจากทุกข้อมูลจะถูกรวบรวมและจัดการในระบบเดียว ซึ่งสามารถเข้าถึงได้ทันที ทำให้ประหยัดเวลาในการทำงานและลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานด้วยมือ

ส่งเสริมให้องค์กรเติบโต

ระบบ HRIS ช่วยให้การตัดสินใจเกี่ยวกับการพัฒนาพนักงานเป็นไปอย่างมีข้อมูลสนับสนุน เช่น การประเมินผลการทำงาน หรือการพัฒนาทักษะของพนักงาน ทำให้องค์กรสามารถพัฒนาได้เร็วขึ้นและมีความสามารถในการปรับตัวตามความต้องการของตลาด

ลดการทำงานที่ผิดพลาด

การจัดการข้อมูลด้วยมืออาจเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ระบบ HRIS ช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดในงาน HR เช่น การคำนวณเงินเดือน หรือการบันทึกข้อมูลพนักงาน ด้วยระบบที่แม่นยำและอัตโนมัติ

การจัดเก็บข้อมูลมีความปลอดภัย

ข้อมูลที่เกี่ยวกับทรัพยากรบุคคลในองค์กรถือเป็นข้อมูลที่สำคัญและเป็นความลับระบบ HRIS จะช่วยในการจัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย โดยสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลตามระดับความสำคัญ เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลที่ไม่เหมาะสม

ขั้นตอนการวางระบบ HRIS ต้องทำอย่างไรบ้าง

การวางระบบ HRIS ในองค์กรจำเป็นต้องมีการวางแผนและออกแบบระบบอย่างรอบคอบเพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กร ซึ่งสามารถทำได้ใน 4 ขั้นตอนหลัก

วางแผน

เริ่มต้นด้วยการวางแผนเกี่ยวกับความต้องการของระบบ HRIS ที่จะใช้ ควรประเมินความต้องการขององค์กร และวางแผนการใช้งานระบบให้สอดคล้องกับกระบวนการต่าง ๆ ภายในองค์กร

ออกแบบ

ออกแบบระบบให้เหมาะสมกับวัฒนธรรมและโครงสร้างขององค์กร โดยเลือกฟีเจอร์และฟังก์ชันที่ตอบโจทย์การใช้งานของฝ่าย HR อย่างครบวงจร

ทดลองใช้ระบบ

ก่อนที่จะนำระบบ HRIS ไปใช้งานจริง ควรทดลองระบบเพื่อประเมินความเหมาะสม ความสะดวกในการใช้งาน และทดสอบการทำงานของระบบในสถานการณ์จริง

วิธีใช้งาน HRIS ให้มีประสิทธิภาพ

ระบบ HRIS ที่ดีจะช่วยให้การบริหารทรัพยากรบุคคลขององค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น และสามารถตอบสนองต่อความต้องการขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของการจัดการข้อมูลพนักงาน หรือการช่วยสนับสนุนการตัดสินใจต่าง ๆ การใช้งานระบบ HRIS ให้มีประสิทธิภาพจะต้องมีการวางแผนและฝึกอบรมการใช้งานให้กับฝ่าย HR โดยเฉพาะ เพื่อให้สามารถใช้งานฟีเจอร์ต่าง ๆ ของระบบได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ โดยระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) สามารถเชื่อมต่อกับระบบ HRIS ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งในเรื่องของการจัดการข้อมูลทรัพยากรบุคคล การคำนวณเงินเดือน และการประเมินผลการทำงาน ช่วยให้องค์กรทำงานได้รวดเร็วและมีความโปร่งใสในข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง 

สำหรับองค์กรที่สนใจการใช้งานระบบ Motion ERP ทีม Dynamics Motion เราพร้อมเป็นส่วนหนึ่ง เพื่อช่วยออกแบบมา ยกระดับการจัดการธุรกิจของคุณอย่างลงตัว รองรับบัญชีภาษีไทย และการออกรายงานงบการเงิน หากสนใจสามารถติดต่อได้ผ่านอีเมล sales@dynamics-motion.com หรือติดต่อสอบถามเพิ่มเติมโทร 02-028-7495